- Doktorand koji je ostvario sve uvjete (položeni ispiti i obranjen javni seminar) može pristupiti postupku prijave teme doktorskog rada.
- Tema se prijavljuje na obrascu Sc.-01 (Prijava teme doktorskog rada) u sustavu OBAD https://doktorski.unizg.hr/obad
- U slučaju izrade doktorskog rada na engleskom jeziku (skandinavski model ili monografija), doktorand je dužan ispuniti i obrazac Sc.-01 (Request for Approval of the Dissertation Topic) koji se može preuzeti sa web stranice Sveučilišta u Zagrebu (http://www.unizg.hr/istrazivanje/doktorski-studiji/obrasci-dr-sc-dr-art/scientific-areas-dr-sc/). Sadržaj obrazaca na hrvatskom i engleskom jeziku mora biti identičan.
- Nakon što je ispunio obrazac Sc.-01 doktorand šalje testni obrazac mentoru ili mentorima koji ga pregledavaju i odobravaju sadržaj obrasca.
- Preporuča se da doktorand, nakon odobrenja mentora, obrazac pošalje voditelju smjera za dodatno mišljenje i eventualne korekcije. U slučaju da je voditelj smjera zatražio izmjene doktorand će o tome raspraviti s mentorom koji odobrava konačnu verziju obrasca.
- Nakon odobrenja mentora doktorand zaključava obrazac u sustavu OBAD.
- Zaključani obrazac Sc.-01 u tiskanom obliku u dva primjerka koji su potpisali doktorand, predloženi mentor/i i voditelji projekata iz kojih se istraživanje financira, doktorand dostavlja u pisarnicu RGN fakulteta. Uz Dr.Sc.-01 dostavlja se i obrazac 8.5-1-PDS-1-8 Prijava teme doktorskog rada koji se nalazi na https://www.rgn.unizg.hr/hr/studiji/poslijediplomski-studij/doktorski-studij/obrasci. Na njemu predloženi mentor upisuje prijedlog povjerenstva za ocjenu teme doktorskog rada te obrazac potpisuju doktorand i predloženi mentor. Prijedlog povjerenstva za ocjenu teme doktorskog rada mora sadržavati ime i prezime, znanstveno-nastavno ili znanstveno radno mjesto te instituciju za svakog predloženog člana povjerenstva.
- Članovi povjerenstva za ocjenu teme doktorskog rada moraju biti zaposleni na znanstveno-nastavnom ili znanstvenom radnom mjestu. Povjerenstvo se može sastojati od najmanje tri člana, a ako doktorand ima dva mentora, povjerenstvo mora imati najmanje pet članova. Jedan od članova povjerenstva mora biti osoba koja nije nastavnik na studiju ili zaposlenik Fakulteta (vanjski član). Umirovljeni profesori Fakulteta ne smatraju se vanjskim članovima povjerenstva. U skladu s čl. 22. Etičkog kodeksa Sveučilišta u Zagrebu svi članovi sveučilišne zajednice trebaju izbjegavati sukobe interesa (sukob interesa mogu uzrokovati, na primjer, obiteljski odnosi, blisko prijateljstvo, intimne veze, antagonizmi i sl.) prilikom predlaganja i imenovanja članova povjerenstva.
- Odbor za poslijediplomski studij razmatra prijavu teme, a ako je prihvati, svoj prijedlog imenovanja povjerenstva za ocjenu teme doktorskog rada upućuje Fakultetskom vijeću.
- Ako Odbor za poslijediplomski studij smatra da su potrebni ispravci ili dorada, doktorandu se upućuju primjedbe. Nova, ispravljena verzija prijave teme dostavlja se na isti način kao i prvi put.
- Ako Fakultetsko vijeće prihvati prijavu teme, imenuje povjerenstvo za ocjenu teme. Članovima povjerenstva se odluka o imenovanju dostavlja elektroničkom poštom zajedno s obrascem Sc.-01.
- Prijavljena tema brani se javno pred povjerenstvom za ocjenu teme i ostalim zainteresiranim osobama. Javna obrana teme mora se održati najkasnije mjesec dana od imenovanja povjerenstva za ocjenu teme. U slučaju izrade doktorskog rada na engleskom jeziku, javna obrana teme treba biti održana na engleskom jeziku. Doktorand, nakon dogovora s članovima povjerenstva, javlja datum i vrijeme javne obrane teme Uredu za poslijediplomski studij najkasnije osam dana prije obrane.
- Prezentacija teme (uvod u problem, temeljna literatura, pojašnjavanje hipoteza i ciljeva, materijal i metode istraživanja, očekivani znanstveni doprinos) traje do 20 minuta. Članovi povjerenstva i ostali nazočni mogu postavljati pitanja. Javna obrana teme doktorskog rada (izlaganje studenta i rasprava) traje do 45 minuta. Temeljem izlaganja, rasprave i odgovora na pitanja povjerenstvo donosi ocjenu teme.
- Povjerenstvo je dužno dostaviti izvještaj o ocjeni teme (Dr.Sc.-02) najkasnije tri mjeseca nakon podnošenja prijave. U slučaju dvostrukog mentorstva nužno je obrazložiti potrebu za dvojnim mentorstvom te doprinosima koji se očekuju u kompetenciji pojedinog mentora. U slučaju izrade doktorskog rada na engleskom jeziku, povjerenstvo je dužno dostaviti izvještaj o ocjeni teme (Dr.Sc.-02) na hrvatskom i engleskom jeziku. Predsjednik povjerenstva dostavlja po dva primjerka obrasca Dr.Sc.-02 na svakom jeziku u tiskanom obliku koji su potpisali svi članovi povjerenstva u pisarnicu RGN fakulteta. Sadržaj obrazaca na hrvatskom i engleskom jeziku mora biti identičan.
- Odbor za poslijediplomski studij razmatra ocjenu teme doktorskog rada, a ako je prihvati, svoj prijedlog usvajanja ocjene teme doktorskog rada upućuje Fakultetskom vijeću.
- Ako Odbor za poslijediplomski studij smatra da su potrebni ispravci ili dorada, predsjedniku povjerenstva se upućuju primjedbe. Nova, ispravljena verzija ocjene teme dostavlja se na isti način kao i prvi put.
- Fakultetsko vijeće prijedlog prihvaća ili ne prihvaća i donosi odluku o odobravanju ili neodobravanju teme.
- Ako je Fakultetsko vijeće odobrilo temu doktorskog rada, Ured za poslijediplomski studij, međunarodnu suradnju i projekte priprema obrazac Sc.-03 koji se zajedno s obrascima Dr.Sc.-01 i Dr.Sc.-02 dostavlja Uredu za doktorske studije i programe Sveučilišta u Zagrebu.
- Temu zatim razmatra Povjerenstvo za poslijediplomske programe i doktorske teme, nakon toga Vijeće prirodoslovnog ili tehničkog područja, a konačnu odluku o prihvaćanju teme doktorskog rada donosi Senat Sveučilišta u Zagrebu.